檔案開放應用須知



桃園市桃園地政事務所檔案開放應用須知
94年3月23日訂定
101年4月20日第1次修正
101年5月11日第2次修正
檔案管理局101年5月11日檔應字第1010002148號函同意備查
104年3月10日第3次修正
檔案管理局104年3月10日檔企字第1040000720號函同意備查
 
桃園市桃園地政事務所(以下簡稱本所)為辦理檔案法第十七條至第二十一條、政府資訊公開法第十八條及行政程序法第四十六條規定事項有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項,爰訂定本須知。
申請應用本所檔案,應以書面敘明理由向本所申請,申請書送達方式以線上申請、親自持送或以郵寄通訊為之,如經電子簽章憑證機構認證後,亦得以電子傳遞方式為之;未以書面申請者,受理單位應告知其應以書面申請。
受理單位受理申請後應檢查是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人七日內補正;逾期不補正或不能補正者,得駁回申請。受理應用之申請應儘速辦理,最遲應自受理申請書之日起三十日內,以書面通知申請人審核結果。如有補正資料,自申請人補正之日起算。
受理單位受理申請後應審查是否合於檔案法第十八條或行政程序法第四十六條或政府資訊公開法第十八條之規定。如依法令不得提供應用或應依其他法令申請應用者,應以書面載明理由通知申請人。
經核准應用者,受理單位應於核准通知書中載明核准應用檔案之意旨、應用方式、時間、地點及應注意事項與收費標準,以及應攜帶相關證明文件。
申請人至本所應用時,受理單位業務承辦人員應查驗其核准通知書(隨到隨辦者免附)及身分證明文件或繳交之委任書以供確認身分。
受理單位業務承辦人員應陪同並指導及監督申請人應用檔案,如有飲食、吸煙、破壞環境整潔或妨害安寧等情事,應予勸告制止,經勸告制止仍不聽從者,應終止其應用,並記錄之。
受理單位業務承辦人員應告知申請人,抄寫檔案時不得使用墨汁或墨水。
申請人於應用檔案時應以使用本所所提供之設備為原則;如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者,應於申請時載明,經許可後始得為之。
申請人如需輔佐人陪同應用檔案,應事先提出申請。
前項輔佐人以一人為限。
應用檔案時,不得僅由輔佐人單獨在場,申請人對其輔佐人之行為應負連帶責任。
十一、檔案經電子儲存者,其應用以影像或複製品為原則。
十二、申請應用之檔案應當日歸還,申請人不能於指定日期內閱畢,如有繼續應用之必要者,受理單位業務承辦人應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調閱。
十三、申請人應用檔案應至本所指定之處所為之,應用時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五上午8時至12時;下午1時至5時。
十四、申請人應用檔案如有下列情事之一,受理單位業務承辦人員應立即予以制止,告知其不得繼續應用檔案後,終止其應用檔案行為,並記錄之。涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
(一)有添註、塗改、更換、圈點、污損或其他損壞檔案之行為者。
(二)有拆散檔案之行為者。
(三)有其他不當行為經勸告仍不停止者。
十五、申請應用機關檔案經核准者,得準用國家發展委員會檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準收取費用。如另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用新台幣50元。
十六、光碟、微縮片等特殊媒體檔案,其申請應用程序亦同。
十七、檔案應用內部作業程序另依本所檔案應用標準作業程序規定作業。
十八、本須知如有未盡事宜,得隨時修訂之。
最後更新日期:105-09-22
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