101 年5 月11 日訂定
檔案管理局101 年5 月11 日檔應字第1010002148 號函同意備查
104 年3 月10 日第1 次修正
檔案管理局104 年3 月10 日檔企字第1040000720 號函同意備查
110 年5 月3 日第2 次修正
 

⼀、桃園市桃園地政事務所（以下簡稱本所）為辦理檔案法第十七條至第二十⼀條、政府資訊公開法第十八條及行政程序法第四⼗六條規定事項有關⺠眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項，爰訂定本須知。

二、申請應用本所檔案，應以書面敘明理由向本所申請，申請書得以親自持送或以郵寄、傳真等書面通訊方式為之，其依電子簽章法主管機關核定或許可之憑證機構依法簽發之憑證附加電子簽章後，亦得以電子傳遞方式申請;未以書面申請者，受理單位應告知其應以書面申請。

三、受理單位檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，應通知申請人（代理人）7 日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回申請。受理應用之申請應儘速辦理，最遲應自受理之日起30 日內，以書面或電子傳遞方式通知申請人（代理人）准駁結果。如有補正資料，自申請人（代理人）補正之日起算。

四、受理單位受理申請後，應視具體個案情形，依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。受理單位應就檔案內容得否提供應用先擬妥准駁通知書、准駁表及准駁清單，併同申請書或相關文件，必要時簽會該檔案所涉業務單位，徵詢其意見。

五、經准駁應用檔案者，受理單位應備妥准駁通知書回覆申請人（代理人）並將准駁通知書影本送本所行政課，以資統計。

六、申請人（代理人）至本所閱覽室閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示准駁通知書及身分證明文件並完成登記程序後，始得進入檔案閱覽室。

七、受理單位應陪同並指導及監督申請人（代理人）應用檔案，如有飲食、吸菸、破壞環境整潔或不當使用墨汁、墨水或原子筆等抄錄檔案情事，應予勸告制止，經勸告制止仍不聽從者，應終止其應用，並記錄之。

八、申請人（代理人）應用檔案如有發生下列情形者，受理單位應立即制止並停止應用檔案，涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。

（⼀）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
（二）拆散已裝訂完成之檔案。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
 

九、申請人（代理人）於應用檔案時，應以本所提供之設備為原則；如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載明，經許可後始得為之。

十、檔案經電子儲存者，其應用以影像或複製品為原則。

⼗⼀、應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用完畢者，受理單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，再行約定應用日期。

十二、申請人（代理人）應用檔案應至本所指定之處所為之，應用時間除例假⽇及國定假⽇外，為星期⼀⾄星期五上午8 時至12時；下午1 時至5 時。

十三、申請應用本所檔案經核准者，依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」規定辦理收費。如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新台幣50 元。

十四、光碟、微縮片等特殊媒體檔案，其申請應用程序亦同。

十五、檔案應用作業程序、檔案應用申請書、檔案應用准駁通知書、檔案應用准駁表及清單，依國家發展委員會檔案管理局訂定「機關檔案管理作業手冊」規範辦理。

十六、本須知奉機關⾸⻑核定後實施，修正時亦同。